Au plus tard 2 mois avant la date de soutenance :

Le doctorant doit se rendre dans son espace personnel ADUM (http://www.adum.fr) et suivre le processus d'enregistrement de la soutenance indiqué dans la rubrique "Je soutiens ma thèse dans les 3 mois":

• Mettez à jour tous les formulaires (état civil, coordonnées, projet professionnel et date de disponibilité, éventuellement votre situation professionnelle).
• Enregistrez les détails de votre soutenance :  rubrique "Soutenance", où vous indiquerez les coordonnées des rapporteurs et membres du jury
• Déposez votre thèse en format pdf dans la rubrique "Dépôt du pdf de la thèse" 6 semaines minimum avant la soutenance. Recommandations de la rédaction de votre thèse

NB : compte tenu de la fermeture de l’université, le mois d’août n’est pas pris en compte dans le calcul des délais.

• Renseignez les éléments sur la thèse confidentielle, en cotutelle etc…

Le directeur de thèse :

• Reçoit un mail l'informant de cette soutenance
• Vérifie les éléments relatifs à la soutenance et donne son accord via Adum

Le bureau des admissions :

• Vérifie la conformité du jury (4 à 8 membres - Art.18 arrêté du 25 mai 2016)
• Attribue une gestionnaire référente pour la gestion de la soutenance

L'école doctorale :

• Reçoit un mail pour vérifier le jury
• Demande les publications et formations suivies (le cas échéant)
• Donne son accord via ADUM

Après accord de l'école doctorale, un mail est envoyé automatiquement au doctorant et au directeur de thèse

2 semaines (minimum) avant la date de soutenance :

Les rapporteurs :

• Déposent leurs rapports via l'interface ADUM

Le bureau des admissions :

• Se charge, au vu des rapports favorables et après avis du directeur de l'école doctorale, de faire signer la décision d'autorisation de soutenance au président de l'université.
• Adresse un exemplaire des rapports au candidat et à l'ensemble du jury.

3 jours minimum avant la date de soutenance:

Le doctorant et le directeur de thèse sont informés que la soutenance est autorisée. Ils peuvent télécharger les documents relatifs à la soutenance depuis leur espace personnel ADUM. 

Le directeur de thèse ou le président du jury :

• Retourne l'ensemble des documents officiels originaux à la gestionnaire référente, signés par l'ensemble du jury.
• Le directeur de thèse ne participe plus aux délibérations.
• Le président du jury doit remettre le rapport de soutenance dans le mois qui suit.

La gestionnaire référente :

• Informe le nouveau docteur des dernières formalités et des modalités de retrait de son diplôme (2 sessions d'édition par an en septembre et janvier). Une attestation de réussite peut être délivrée dans l'attente de l'édition du diplôme.

1 mois après la soutenance (au plus tard 3 mois si corrections demandées par le jury), vous devrez déposer au format pdf les versions numériques définitives de votre thèse (archivage et/ou diffusion).  

Dès réception des documents officiels de soutenance, vous serez contacté par la gestionnaire de sa soutenance pour effectuer ce dépôt directement depuis votre compte personnel Adum et prendre rendez-vous auprès du service des thèses de la direction de la documentation via une application en ligne.

Ce 2ème dépôt est obligatoire et conditionne l'obtention de l'attestation de réussite et du diplôme.

Documents à télécharger depuis Adum et à remettre le jour du rendez-vous :

• le contrat de diffusion en 2 exemplaires
• l’attestation de conformité
• l'attestation de corrections effectuées signée le président du jury ou le directeur de thèse ( si corrections demandées lors de la soutenance)

Pour toute question supplémentaire, consulter le site de la bibliothèque ou contactez le service des thèses : doc-thesesNum@u-bordeaux.fr

Il y a de nombreux avantages à diffuser sa thèse :

• Rapidité de traitement : une thèse numérique est rapidement disponible suite au dépôt effectué après la soutenance.
• Amélioration de l'accès : une thèse numérique est, si l’auteur l’accepte, accessible de n'importe quel point du globe, par un vaste public, et à tout moment.
• Pérennité et protection de la thèse : l'archivage et la diffusion dans un cadre institutionnel, est le meilleur garant du respect des droits de l'auteur, de l'intégrité du document ainsi que de la pérennité de l’accès au document.
• Indexation et signalement pertinents : les métadonnées qui décrivent le document selon des règles normalisées, permettent de constituer des bases de données de signalement adaptées aux thèses.

Les plateformes de diffusion :

En plus d'être disponible depuis Thèses.fr, l’université de Bordeaux diffuse sur Internet les thèses soutenues en son sein par le biais de l’application STAR sur deux plateformes :

• TEL: plateforme d’archive ouverte, développée par le CCSD, spécialement dédiée aux thèses, TEL est un environnement particulier de HAL (Hyper-Article en Ligne) et permet donc, comme HAL, de rendre rapidement et gratuitement disponibles des documents scientifiques. Les données de l'archive TEL sont exportées dans les portail DART-Europe E-theses Portal et Europeana.
• Plateforme d’hébergement de l’Abes : plate-forme de stockage et d’accès au texte intégral des thèses sans interface de consultation spécifique. Le portail Thèses.fr, le catalogue Sudoc ainsi que le catalogue Babord+ des bibliothèques jouent ce rôle.

Le contrat de diffusion :

Le contrat de diffusion lie l’auteur d’une thèse et son établissement de soutenance. Il précise les modalités d'exploitation et de diffusion de la thèse.
Si le doctorant veut publier sa thèse chez un éditeur commercial, celui-ci ne pourra proposer de contrat d'exclusivité, dans la mesure où il existe déjà un contrat de diffusion signé avec l'établissement de soutenance.
Néanmoins, le doctorant possède de par son statut d'auteur, les droits d'exploitation de son œuvre. De ce fait, il peut différer la diffusion de son travail en décidant d'un embargo lors de la signature du contrat de diffusion avec son établissement de soutenance.

• Embargo et confidentialité : notions proches dans le cadre de la diffusion d’une thèse. Pour en savoir plus, lire le document "Notions d’embargo et confidentialité des thèses de doctorat".

• Refus de diffusion sur Internet : Dans le cas où l’auteur refuse la diffusion de sa thèse sur internet, l’établissement de soutenance assure en son sein sa consultation (cf. article 25 de l'arrêté du 25 mai 2016). Pour savoir comment refuser la diffusion sur internet, contactez doc-thesesNum@u-bordeaux.fr

La problématique du plagiat

Quel que soit le support, le risque de plagiat existe toujours. Cependant, dans le cadre d'une diffusion sur Internet, le plagiaire prend plus de risque car tout le monde a accès au document source. En résumé, plus un document est diffusé, plus il devient difficile d'en piller des extraits sans être démasqué.

Comment utiliser un article dans une thèse ?

Une thèse peut, si certaines conditions sont réunies, reprendre le contenu d'un article soumis à publication ou publié. Nous vous invitons cependant à vérifier vos contrats d'édition (droit de reproduction numérique, d'archivage, d'embargo,...), à demander l'autorisation aux coauteurs (texte et illustrations) s'il y a lieu et à vérifier la politique des éditeurs en matière de dépôts d'articles sur le web (ou au sein d'une thèse diffusée sur le web).

Deux sites synthétisent les politiques des éditeurs :

• SHERPA/RoMEO,
• Héloïse (éditeurs français),

Ils vous indiqueront, pour chaque éditeur ou journal, les conditions à respecter et les versions de l'article que vous pouvez publier :

• pre-prints (pré publication ou « version auteur ») d'un article soumis
• post-prints (post publication) validé avec les corrections du comité de lecture mais sans la mise en page de l'éditeur
• version éditeur (corrections + mise en page)